1. Die passende Anrede
Englische E-Mails sind im Ton oft lockerer als deutsche. Trotzdem gilt: Orientieren Sie sich an Ihrem Gegenüber. Wenn jemand Sie mit Vornamen anschreibt, können Sie in der Regel ebenso antworten.
- Dear Ms Taylor, – formell, wenn Sie die Person nicht kennen
- Dear Sam, – freundlich-formell, sehr verbreitet
- Hi Sam, – kollegial, im Team und bei bestehendem Kontakt
- Dear Sir or Madam, – nur, wenn Sie keinen Namen herausfinden können
Achtung: Nach der Anrede schreibt man im Englischen mit einem Grossbuchstaben weiter – anders als im Deutschen nach dem Komma.
2. Der erste Satz
Der Einstieg zeigt, warum Sie schreiben. Ein kurzer Bezug auf den bisherigen Kontakt wirkt freundlich und ordnet die Nachricht sofort ein.
| Englisch | Bedeutung / Einsatz |
|---|---|
| Thank you for your email. | Danke für Ihre E-Mail. |
| I’m writing to ask about … | Ich schreibe Ihnen, um nach … zu fragen. |
| Following our call yesterday, … | Im Anschluss an unser gestriges Telefonat … |
| I hope you had a good weekend. | Ich hoffe, Sie hatten ein schönes Wochenende. – optional, eher kollegial |
3. Bitten und Anhänge
Direkte Aufforderungen wie Send me the file. klingen schnell fordernd. Mit Fragen und dem Konjunktiv bleiben Sie höflich und trotzdem klar.
| Englisch | Bedeutung / Einsatz |
|---|---|
| Could you please send me …? | Könnten Sie mir bitte … schicken? |
| Would it be possible to …? | Wäre es möglich, …? |
| Please find attached … | Anbei finden Sie … – formell |
| I’ve attached … | Ich habe … angehängt. – neutral, modern |
| Please let me know by Friday if … | Bitte geben Sie mir bis Freitag Bescheid, ob … |
4. Typische Fallen für Deutschsprachige
Einige Fehler tauchen in E-Mails von Deutschsprachigen besonders häufig auf. Wer sie kennt, wirkt sofort sicherer:
- become ≠ bekommen: „Ich bekomme eine Rechnung“ heisst I receive / get an invoice.
- actual ≠ aktuell: „aktuell“ ist current; actual bedeutet „tatsächlich“.
- eventually ≠ eventuell: eventually heisst „schliesslich“; „eventuell“ ist possibly.
- Datumsangaben: Schreiben Sie Monate aus (3 November), um Verwechslungen zwischen britischem und amerikanischem Format zu vermeiden.
- Zu lange Sätze: Englische E-Mails bevorzugen kurze Sätze und Absätze. Eine Information pro Satz ist eine gute Faustregel.
5. Der Schluss
Am Ende stehen ein Ausblick oder eine Einladung zur Rückmeldung und eine Grussformel. Ein Komma nach der Grussformel ist üblich, ein Punkt nicht.
| Englisch | Bedeutung / Einsatz |
|---|---|
| I look forward to hearing from you. | Ich freue mich auf Ihre Antwort. – formell |
| Let me know if you have any questions. | Melden Sie sich gern bei Fragen. |
| Kind regards, / Best regards, | Freundliche Grüsse – Standard im Berufsleben |
| Best, / Thanks, | Kurz und kollegial |
| Yours sincerely, | Sehr formell, z. B. in Bewerbungen (britisch) |
Übungsidee: Legen Sie sich eine Datei mit Ihren fünf häufigsten E-Mail-Situationen an – etwa Termin bestätigen, Unterlagen anfordern, Verzögerung ankündigen – und formulieren Sie für jede eine englische Vorlage. In einer Privatstunde können Sie diese gemeinsam mit einer Lehrkraft überarbeiten.